• Stift liegt auf einem Blatt Papier.

Elektronische AU-Bescheinigung

Jährlich werden ca. 77 Mio. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (kurz: AU-Bescheinigung) in vierfacher Papierform (Arbeitnehmer, Arbeitgeber, Krankenkasse, Arzt) ausgestellt. Somit sind jährlich rund 308 Mio. Papierbescheinigungen manuell auszuwerten und abzulegen – Grund genug, dieses Verfahren zu digitalisieren.

Abruf der AU-Daten

Ursprünglich sollten Vertragsärzte die Daten der Arbeitsunfähigkeit (kurz: AU) gesetzlich Krankenversicherter seit dem 01.10.2021 elektronisch an die Krankenkassen übermitteln. Die hierfür notwendige
technische Infrastruktur konnte – auch bedingt durch die Corona- Pandemie – nicht rechtzeitig flächendeckend bei den Arztpraxen bzw. den Krankenkassen aufgebaut werden. Daher entschied das Bundesministerium für Gesundheit, den Verfahrensstart zu verschieben.

Dies hat sich auch auf den Start des elektronischen Übermittlungsverfahrens von AU-Daten (eAU) ausgewirkt. Nachdem der Starttermin für den maschinellen Abruf der AU-Daten mehrfach verschoben wurde,
war es nun Anfang 2023 so weit. Bereits zum 01.01.2022 hatte ein gesetzlich geregeltes Pilotverfahren begonnen, im Rahmen dessen alle Arbeitgeber den elektronischen Abruf testen konnten.

Informations- statt Vorlagepflicht

Bis zum 31.12.2022 wurde neben der digitalen Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkassen weiterhin eine Papierbescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber ausgestellt. Seit dem 01.01.2023 besteht nur noch eine „Informationsverpflichtung“ für gesetzlich Krankenversicherte; sie müssen ihren Arbeitgeber also weiterhin unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer informieren.
Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich versichert oder findet die ärztliche Untersuchung nicht bei einem Vertragsarzt statt, besteht die Verpflichtung zur Vorlage einer AU-Bescheinigung beim Arbeitgeber fort.

Abruf erst nach Mitteilung durch den Arbeitnehmer

Auf Basis der Information des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber für Zeiträume, für die ein Beschäftigungsverhältnis bei ihm besteht oder bestand, die eAU bei der Krankenkasse anfordern. Ein regelmäßiger
wie auch automatisierter Abruf von Arbeitgebern ist nicht zulässig. Zudem muss jede einzelne AU-Bescheinigung (Erst- und Folgebescheinigungen) separat bei der Krankenkasse angefordert werden.
Die Krankenkasse meldet dem Arbeitgeber dann – analog der bisherigen AU-Bescheinigung – die ihr jeweils vorliegenden Daten. 

Abruf der Erstbescheinigung 

War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit – wenn auch nur für kurze Zeiträume – arbeitsfähig, dann ist von einer Neuerkrankung auszugehen. In diesem Fall gibt der Arbeitgeber als Beginn
der Arbeitsunfähigkeit das erstmalige Fehlen des Arbeitnehmers in diesem Krankheitsfall an. Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben bedarf es im Regelfall der Vorlage einer AU-Bescheinigung erst
ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Diese Abweichung wird dadurch kompensiert, dass die Krankenkassen bei Eingang der Anforderung der eAU prüfen, ob ein AU-Fall zu dem Datum vorliegt.
Liegt ein entsprechender AU-Zeitraum vor, so wird dieser entsprechend der Anforderung dem Arbeitgeber übermittelt. Liegt hingegen kein passender AU-Zeitraum vor, antwortet die Krankenkasse mit
Meldegrund „4 – eAU liegt nicht vor“. Damit keine stetigen neuen Anfragen durch den Arbeitgeber erfolgen, stellt die Rückmeldung mit dem Meldegrund „4“ eine Zwischennachricht der Krankenkasse
dar. Diese prüft weitere 14 Tage regelmäßig, ob ein Eingang der Daten erfolgt und übermittelt sie unaufgefordert an den Arbeitgeber. Fallen Zeiten eines stationären Aufenthalts im Krankenhaus in den Anfragezeitraum, werden diese Zeiten und parallel auch ggf. die vorliegenden eAU-Daten übermittelt.

Abruf der Folgebescheinigung

War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit durchgehend arbeitsunfähig, ist von einer Folgebescheinigung auszugehen. In diesem Fall gibt der Arbeitgeber als Beginn der Arbeitsunfähigkeit den
Tag nach dem Ende der vorherigen eAU an. Die Prüfung der Krankenkasse erfolgt dann analog zum Abruf einer Erstbescheinigung. Aufgrund eines Wechsels des Arztes oder einer Mitbehandlung durch
einen Facharzt bzw. aufgrund eines stationären Aufenthalts in einem Krankenhaus können mehrere Meldungen für eine Anfrage vorliegen. Damit die Arbeitgeber unverfälschte Daten erhalten, werden alle relevanten Datensätze an ihn weitergegeben.

Kontakt und Beratung für Arbeitgeber

Haben Sie Fragen? Wir beraten Sie gern!